Documento soporte
¿Qué es el documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente?
Es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.
El comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN. (Fuente DIAN)
La funcionalidad permite registrar y enviar documentos soporte a los terceros que por la compra de un bien o prestación de un servicio no están obligados a facturar.
Esta funcionalidad aplica solo para los documentos de compra.
Aunque la norma establece envío de forma individual o acumulado semanal por proveedor, en el sistema solo está disponible el envío individual.
Configuraciones en el ERP
A continuación se definen las configuraciones necesarias para el registro y envío:
Tipos de documentos
Se debe identificar cual es el tipo de documento definido para registrar los documentos soporte.
En tipos de documentos se debe realizar la siguiente configuración en:
- Administración
- Tipos de documentos
- Pestaña Otros
- Sección factura electrónica
- Check 'Documento soporte No Obligados a facturar'
En esta configuración se debe tener en cuenta los siguientes puntos
- Esta opción se marca solo si es para documento soporte de terceros no obligados a facturar.
- Para marcar 'Documento soporte no obligados a facturar' debe ser documento de compra y debe estar marcado 'Es documento electrónico'
- El tipo de documento debe tener definido un tipo de compra como ' Factura de Compra'
Terceros
Adicional a la información que normalmente se registra en un tercero, para el envío de documento soporte se debe informar la procedencia del proveedor.
En terceros se debe realizar la siguiente configuración en:
- Tablas
- Terceros al adicionar o modificar
- Pestaña varios
- Botón 'Otra información'
- Al dar clic en el botón 'Otra información' abre el siguiente formulario.
- En este formulario se define la procedencia para lo cual se selecciona si el tercero es o no residente. De forma predeterminada está como ‘No definido’.
Configurar producto para documento soporte
Configurar el producto predeterminado en el tipo de documento soporte, de modo que al crear la cabecera, se solicite el valor y se agregue automáticamente un ítem con cantidad 1 y el valor indicado, omitiendo la ventana de adición de ítems.
Esta funcionalidad se encuentra en: Inventarios/Documentos
Nota
- Para enviar documento soporte se debe establecer la procedencia, es decir, si es residente o no residente, este dato es obligatorio.
- Adicional, acorde el tipo de documento de identificación del proveedor debe ser ‘Nit’ para los residentes.
- En el momento de enviar un documento electrónico si el certificado digital esta inactivo o vencido no permite enviar documento esto solo aplica cuando el operador tecnológico es factlatam.