Documento soporte

¿Qué es el documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente?

Es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.

El comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN. (Fuente DIAN)

La funcionalidad permite registrar y enviar documentos soporte a los terceros que por la compra de un bien o prestación de un servicio no están obligados a facturar.

Esta funcionalidad aplica solo para los documentos de compra.

Aunque la norma establece envío de forma individual o acumulado semanal por proveedor, en el sistema solo está disponible el envío individual.

Configuraciones en el ERP

A continuación se definen las configuraciones necesarias para el registro y envío:

Tipos de documentos

Se debe identificar cual es el tipo de documento definido para registrar los documentos soporte.

En tipos de documentos se debe realizar la siguiente configuración en:

• Administración
• Tipos de documentos
• Pestaña Otros
• Sección factura electrónica
• Check 'Documento soporte No Obligados a facturar'

En esta configuración se debe tener en cuenta los siguientes puntos

1. Esta opción se marca solo si es para documento soporte de terceros no obligados a facturar.
2. Para marcar 'Documento soporte no obligados a facturar' debe ser documento de compra y debe estar marcado 'Es documento electrónico'
3. El tipo de documento debe tener definido un tipo de compra como ' Factura de Compra'

Terceros

Adicional a la información que normalmente se registra en un tercero, para el envío de documento soporte se debe informar la procedencia del proveedor.

En terceros se debe realizar la siguiente configuración en:

• Tablas
• Terceros al adicionar o modificar
• Pestaña varios
• Botón 'Otra información'

• Al dar clic en el botón 'Otra información' abre el siguiente formulario.
• En este formulario se define la procedencia para lo cual se selecciona si el tercero es o no residente. De forma predeterminada está como ‘No definido’.

Nota

Para enviar documento soporte se debe establecer la procedencia, es decir, si es residente o no residente, este dato es obligatorio.

Adicional, acorde el tipo de documento de identificación del proveedor debe ser ‘Nit’ para los residentes.