Límite de facturas POS

Implementación del límite de las cinco (5) UVTs, como monto máximo para la expedición de los documentos equivalentes generados por máquina registradora con sistema P.O.S.

De acuerdo a la resolución #001092 del 01 de julio de 2022.

https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20001092%20de%2001-07-2022.pdf

Generalidad

• El monto se calcula a partir de la base (no se incluye ningún impuesto).
• Si el monto es menor pero el cliente lo exige, se debe expedir factura electrónica.
• Hasta 5 UVTs ($ 212.060), factura P.O.S
• Superior a 5 UVTs ($ 212.060), factura electrónica.

Calendario

Grupo 1	Grandes contribuyentes	2023-Febrero-01
Grupo 2	Declarantes de renta	2023-Abril-01
Grupo 3	No Declarantes de renta	2023-Mayo-01
Grupo 4	Demás sujetos	2023-Junio-01

Configuraciones

Para que el sistema realice la validación debe tener la siguiente configuración:

• La empresa haber adquirido la funcionalidad de validar limite POS por UVTs.
• Operaciones haber habilitado que la empresa hará validación de límite UVTs (Director de operaciones)
• Haber definido el valor de UVT para el año.
• Haber definido el límite de UVTs (el sistema tiene predefinido límite 5).
• Haber identificado cuales son los tipos de documentos de factura POS.
• Haber identificado cual es el tipo de documento factura electrónica a la cual se convierten las facturas POS.

Gestión UVTs

En el sistema se habilita poder registrar el histórico de los UVTs para que se pueda definir el valor para cada año.

Esta configuración se encuentra en la siguiente ruta:

• Módulo Pos  
• Tablas
• UVTs

Al dar clic en la opción UVTs abre la ventana para ver y definir el histórico por año de los UVTs.

Nota: Esta opción de UVTs se comparte con el módulo de nómina.

Parámetros de facturación

En parámetros de facturación se define el límite máximo de UVTs para facturas POS y el tipo de documento de factura electrónica a la cual se convertirán las facturas POS que lo sobrepasen, esta opción se encuentra en:

●     Módulo Pos

●     Administración

●     Configuraciones

●     Parámetros de facturación

• Pestaña otros

❖    Número máximo de UVTs: En este campo se ingresa el máximo de UVTs para establecer el monto máximo permitido por factura POS. El sistema trae como valor máximo predeterminado 5 UVTs.

El valor a ingresar debe ser mayor a cero.

❖    Tipo de documentos: Se debe definir cuál es el tipo de documento de factura electrónica que se usará para convertir una factura POS en factura electrónica.

          Solo se puede ingresar facturas de venta y que estén marcadas como electrónicas.

Tipos de documentos

En tipos de documentos se debe identificar cual es el tipo de factura POS para aplicar el límite de UVTs, el tipo de documento debe ser factura de venta (sea marcada por la casilla o en la lista desplegable), y dicho tipo de documento no debe ser electrónico.

❖    El sistema por defecto trae la opción de ‘Es factura POS’ en NO.

❖    Si el documento no está marcado como POS, no aplica el límite de UVTs.

Esta funcionalidad se encuentra ubicada en:

●     Administración

●     Tipos de documentos

●     Opción botón ‘Más’

Aplicación del Límite UVTs

Documentos

El control de límites por UVTs se hará sólo en tipos de documentos identificados como factura POS.

El procedimiento para el control de límite de facturas POS por UVTs es:

La fecha para determinar el valor del UVT es en el POS la fecha del día abierto y en inventarios la fecha del documento.

Determinada la fecha, se convierte la cantidad de UVTs en pesos, multiplicando la cantidad de UVTs definido por el valor del UVT del año. Este es el valor límite máximo total para una factura POS => ‘Valor límite’.

Validaciones:

❖    Al registrar el primer item, y si este supera el ‘Valor límite’ el sistema mostrará un mensaje donde se puede convertir esta factura POS a una factura electrónica, si se confirma, automáticamente se elimina el documento POS y se crea la factura electrónica en el tipo de documento definido. En caso de no confirmar convertir, no se permite adicionar el ítem

❖    Cuando la factura POS ya tiene ítems que no supera el ‘Valor límite’ y se va a adicionar cuyo total más los que ya están en la factura POS supera el ‘Valor límite’, el sistema dará la advertencia y solicitará si convertir toda la factura POS en factura  electrónica; en caso de no confirmar hay una segunda opción de crear una nueva factura POS con el ítem que se está adicionando si este no supere el ‘Valor límite’.

.❖    Si  no hay definido UVT para el año para calcular el ‘Valor límite’, el sistema mostrará un mensaje de advertencia al ingresar a la factura POS y el ‘Valor límite’ será ‘0’.

❖    Para convertir factura POS en factura electrónica, se requiere que el tipo de documento factura electrónica esté definido en el registro de control.

❖    Si se va a agregar un item de domicilio el sistema valida, si supera el ‘Valor límite’ no lo permite agregar.

❖    Si se traen ítems de separados el sistema valida que el valor de los productos no supere el ‘Valor límite’, si lo supera permitirá crear el documento pos, pero no permitirá pagar ni contabilizar se deberá convertir a documento electrónico con la opción de los tres puntos.

❖    Si se realiza un documento a partir de otro, el sistema valida que el valor de los productos a  agregar no supere el ‘Valor límite’; de superarlos no permitirá crear el documento.

❖    Al duplicar un documento ya existente que sus ítems superan los UVTs el sistema lo permite, pero al momento de pagar o contabilizar el sistema hará la validación y no permite ni pagar con F8 ni contabilizar.

Si se elige la opción de convertir a factura electrónica, el campo cliente es obligatorio.

Pos Touch

En el Pos Touch el control de UVTs no se hará al adicionar itemes, este control se hará al pagar la cuenta, dicha acción mostrara el siguiente cuadro de opciones:

• Crear facturas Pos (Crear varias facturas Pos): Esta opción creara la cantidad de facturas pos necesarias según la cantidad de ítems controlando que no superen los UVTs, si existe un ítem que por su cantidad o valor por si solo supera el limite de UVTs se creara una factura electrónica con este tipo de ítems.
• Al seleccionar convertir a factura electrónica, se creara la factura electrónica y lo direcciona a este tipo de documento.
• Si el usuario no tiene permiso para a el tipo de documento de factura electrónica el sistema mostrara un mensaje de que factura se creo y no direcciona a este documento ya que no se tiene el permiso, esto aplica tanto para pos como para pos touch.
• Si el usuario no tiene el permiso de pagar en pos touch no se hará el proceso de convertir facturas.
• Si se elige la opción de convertir a factura electrónica, el campo cliente es obligatorio, si se elige convertir a factura pos el campo cliente no es obligatorio.

Varios tipos de documentos

Esta funcionalidad permite al convertir una factura pos a electrónica seleccionar el tipo de documento según la configuración dada, si es por único documento o por usuario o por bodega.

Estas configuraciones se encuentran en las siguientes rutas:

Administración/Parámetros de facturación/Pestaña otros

1. Un único tipo de documento electrónico  para factura pos: Si se tiene seleccionada esta opción al convertir en factura electrónica el sistema toma el documento que esté definido en la opción de factura electrónica de parámetros de facturación.

1. 2. Definir un tipo de documento electrónico por pos: Si selecciona esta opción el sistema toma el documento electrónico definido en tipos de documentos de no tener definido toma el que esta definido en parámetros de facturación.

1. 3. Definir un tipo de documento electrónico por bodega: Si selecciona esta opción el sistema toma el documento electrónico definido en bodega de no tener definido toma el que está definido en parámetros de facturación.

1. 4 No permitir convertir a factura electrónica: Si se elige esta opción al convertir el documento pos a factura electrónica el sistema deshabilita la opción de convertir al factura electrónica.

Opciones (tres puntos)

Esta opción permite convertir un documento POS en un documento electrónico sea que supere o no el ‘Valor límite’.

La factura POS sólo se puede llevar a factura electrónica si está en estado pendiente.

Al confirmar convertir en factura electrónica, se elimina la factura POS y se crea la factura electrónica.

Nota: Cuando una factura POS se convierte en factura electrónica, queda el consecutivo libre como un hueco. Al crear una factura nueva este tomará dicho consecutivo que quedo, si no se utiliza, al cerrar día el sistema factura anuladas con los consecutivos que quedaron como huecos. Esto solo en el POS. Si se crea un documento a partir de otro o se duplica un documento en estos dos casos el sistema no toma el hueco que exista, toma el consecutivo siguiente. Solo toma el hueco para un documento nuevo