Editing Modulo agendas (section)

===== Citas =====

* '''Registrar Cita'''

Para registrar una cita, en el calendario, ubicar el profesional (en el encabezado de la columna) y la hora (al lado izquierdo) y dar doble clic. Se abre una ventana que muestra  el profesional, fecha y hora seleccionada. Registrar solicitado por (el cliente), puede indicar el número de identificación (cédula), o colocar el nombre par que el sistema le muestre aquellos terceros que coincidan. 

También lo puede crear desde esta pantalla, basta con ingresar el número de identificación y el sistema detecta que no existe y le solicita crearlo.

En observaciones puede colocar información referente a la cita o el cliente.

En servicios, puede seleccionar el servicio por el cual esta solicitando una cita. Sólo se mostrarán los servicios asociados al profesional.

En la parte inferior izquierda, se muestra ‘Citas previas’: Es una información muy útil para ver el histórico del cliente y ver que citas ha tenido y en que estado están, sobre todo en las incumplidas si la empresa tiene estipulado una política al respecto, como por ejemplo el pago de cuota por cita incumplida. 

Si se quiere imprimir un recordatorio para entregar al cliente, basta con marcar la opción. Esta impresión se hace en formato de impresora POS.

* '''Ver / Modificar cita'''

En el calendario se muestras todas las citas (excepto las canceladas, incumplidas, reasignadas). Para ver o modificar una cita basta con dar doble clic sobre la cita. Se muestra la ventana con la información de la cita. Puede cambiar datos como el solicitado por, observaciones, servicio.

La fecha y/u hora y/o profesional, se pueden cambiar usando la opción mover cita o reasignar cita.

* '''Cambiar de estado'''

Al crear una cita queda en estado ‘Activa’, de allí se puede pasar a otros estados como: Confirmada, concluida, cancelada, incumplida.

Estado Activa: El estado inicial de una cita. Cita definida.

Estado Confirmada: Se usa cuando el cliente confirma la asistencia a la cita.

Estado Concluida: Es cuando es cliente es atendido.

Estado Cancelada: Es cuando el cliente o la empresa cancelan la cita. En este caso se aviso de la cancelación.

Estado incumplida: Es cuando el cliente no asistió a la cita y no informo para cancelarla.

Para cambiar de estado, dar clic secundario sobre la cita, se muestra un menú emergente con los diferentes estados, y seleccionar el estado requerido (incluido el estado activa si se quiere reversar el cambio de estado).

* '''Eliminar cita'''

Para eliminar una cita, dar clic secundario sobre la cita y seleccionar ‘Eliminar Cita’, el sistema le solicitara que confirme la eliminación. Esta acción es irreversible

* '''Mover cita'''

Si una cita requiere ser cambiada de profesional o fecha u hora, lo puede hacer dando clic secundario sobre la cita y seleccionando ‘Cambiar de fecha y hora’.

Luego ubicar el profesional, fecha y hora destino y dar clic secundario, se mostrará la opción ‘Mover la cita para aca…’. Esto cambia la cita hacia el destino indicado.

Esta opción no deja un rastro. 

Se puede desactivar para no permitir mover citas. Ver configuración general.

Reasignar Cita

Similar a mover cita, pero la diferencia es que reasignar deja una trazabilidad en el histórico del cliente. 

Para reasignar, dar clic secundario sobre la cita y seleccionar ‘Reasignar cita a ’.

Luego ubicar el profesional, fecha y hora destino y dar clic secundario, se mostrará la opción ‘Reasignar cita acá…’.  Al confirmar, el sistema marcará la cita origen como reasignada y creará una nueva cita en el destino. En el momento de ver las citas del paciente, se mostrará la cita origen como reasignada.

* '''Verificar cita'''

La empresa puede tener como política que el cliente deba confirmar la cita. Para esto el sistema cuenta con una opción que lo permite hacer y de una manera muy confiable, por medio de huella dactilar.

Para esto, al cliente se le debe capturar la huella dactilar que se hace por la opción de los datos del cliente o tercero.

Una vez se tiene la huella, cuando tenga una cita y se quiera verificar, se da clic secundario sobre la cita y se selecciona ‘Verificar cita’. El sistema muestra una ventana con la información de la cita y del cliente, el cual colocará el dedo sobre el lector biométrico de huellas, el sistema validará si es la huella registrada al cliente y en caso de serla, marcará la cita como verificada. 

* '''Moverse entre fechas'''

Para ver la agenda de otro día o registrar citas en otro día, seleccionar el día deseado en el calendario que se encuentra en la parte superior izquierda. 

Al seleccionar un día, se mostrarán los profesionales registrados para dicha fecha y las citas que se tuvieran registradas.

* '''Consultar cliente'''

Es posible ver el histórico de citas que ha tenido un cliente.

La forma rápida es en la sección consultar (que esta en la parte izquierda, debajo del calendario), allí se indica el número de identificación (cédula) o nombre de la persona y una vez seleccionada, se muestra las citas que ha tenido. Con el botón de la lupa se amplía esta parte y se puede imprimir el reporte.

Informe: La otra opción es por medio de la opción de informes, seleccionar por cliente, el rango de fecha y se muestra su histórico.

* '''Impresión “Recordatorio de Cita”'''

Esta función permite imprimir un tiquete al cliente el cual tiene la información de la cita asignada.

La impresión “Recordatorio de Cita”, puede ser realizada desde el menú contextual o clic derecho encima de la cita oprimiendo la opción “Imprimir Recordatorio”, desde la ventana “Asignar Cita” activando la opción “Imprimir” (Debe ser activada antes de Guardar la Cita), y desde la ventana “Modificar Cita” Presionando el botón “Imprimir”.

Caso Especial en Ventana “Modificar Cita”:

Cuando se imprime el “Recordatorio de Cita” desde la ventana “Modificar Cita”, se debe tener en cuenta que presionar el botón “Imprimir” antes del botón “Modificar” envía a la impresora la información que se cargó en pantalla inicialmente y no las modificaciones que haya realizado el usuario a los datos “Solicitado Por”, “Observaciones” y “Servicio” en ese momento; Si el usuario desea enviar a impresora la modificación que realizará, debe primero presionar el botón “Modificar” lo que cerrará la ventana y luego ingresar de nuevo para presionar el botón “Imprimir”.

Si la impresión está saliendo mal (Corta el papel dejando mucho espacio, imprime campos encima de otros, etc). se debe remitir el inconveniente a soporte técnico para ofrecer una solución correcta.
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