Editing Patrones contables

[https://youtu.be/Fy9a7-0um3Q Clic aquí para ver video]-tutorial sobre Patrones Contables.

1)	¿ Qué hace?

Configuración de los patrones contables que tienen como función, realizar la contabilización de los procesos realizados en los modulo comercial y/o POS. Estos patrones registran los valores que tienen los documentos de movimiento y los registra en las cuentas contables.

2)	¿ En dónde está ubicada?

Se podrá acceder a esta funcionalidad en la siguiente opción:

Ingresar al módulo de "Contabilidad".

Ir a la opción "Administración".

Allí está la sección "Patrones Contables".

Ilustración 1: "Ubicación de patrones contables".

3)	¿ Cómo se configura?

Una vez  se ha ingresado, se despliega una ventana como la de la siguiente ilustración:

Ilustración 2: "Patrones contables".

NOTA: En la esquina inferior derecha, el primer botón "Ir a", permite al usuario ingresar a opciones tales como plan de cuentas, retenciones y fijar bases para cuentas con bases, para facilitar la configuración del sistema.

Como se evidencia en la anterior imagen, el sistema divide los patrones contables según el módulo/funcionalidad, estas son:

1- Inventarios: Los patrones para el módulo de Inventarios/POS se subdividen en: Factura de venta, Nota débito factura de venta, Nota crédito factura de venta, Costos (Costos de producción), Factura de compra, Nota débito factura de compra, Nota crédito factura de compra.

Ilustración 3: "Patrones contables del módulo de Inventarios".

2- Cuentas x Cobrar: Los patrones para cuentas por cobrar se subdividen en: Factura de venta, Nota débito factura de venta, Nota crédito factura de venta.

Ilustración 4: "Patrones contables de cuentas x cobrar".

3- Cuentas x Pagar: Los patrones para cuentas por pagar se subdividen en: Factura de compra, Nota débito factura de compra, Nota crédito factura de compra.

Ilustración 5: "Patrones contables de cuentas x pagar".

4- Recibos de caja: Los patrones para recibos de cajas son los utilizados desde cuentas por cobrar, al hacer un recibo marcado como "Otros Ingresos" y "Recibos de ingresos" desde el módulo POS, estos NO se subdividen.

Ilustración 6: "Patrones contables de recibos de caja - Otros ingresos".

NOTAS:

- Un patrón contable definido en Inventario NO necesariamente es útil en CXC o CXP, la razón que estos estén divididos es que hay ciertas funcionalidades que solo se pueden usar desde Inventario (Como cuentas de productos o grupos de producto, por ejemplo).

- En el momento en que se ingrese a cualquiera de las funcionalidades descritas anteriormente, el sistema solamente mostrará los patrones contables que se definieron en la opción correspondiente, es decir, si desea realizar una factura de venta desde Inventario y este documento solicita patrón contable, el usuario solo puede seleccionar los patrones contables que se definieron en la opción “Inventarios - Factura de Venta”; de igual forma el sistema se comporta así para todas las funcionalidades.

Ilustración 7: "Creación de un patrón contable".

Al momento de crear un patrón contable debe tener en cuenta las diferentes secciones y campos que tiene la pantalla, los cuales se encuentran numerados en la imagen anterior y se describen a continuación:

1- Lista de patrones: Aquí se muestra un listado de los patrones que se definieron previamente para esta opción, es decir, si esta ubicado en Inventarios - Facturas de venta, solo se muestran los patrones definidos para Inventarios - Facturas de venta.

2- Navegación:

a- Buscar: Ayuda a buscar los patrones contables definidos en cualquier opción, es decir que si se define un patrón "PP" en "Inventarios - Factura de Venta", este se podrá buscar desde "CXP - Facturas de Compra" por ejemplo y el sistema ubicará al usuario en la opción respectiva del patrón "PP".

b- Primero y último: Ubica al usuario en el primero o último de los patrones definidos en la opción en la que se encuentre ubicado.

c- Anterior y siguiente: permite al usuario a "moverse" entre los patrones definidos en la opción en la que se encuentre ubicado.

3- Nuevo: Habilita los campos para la creación de un nuevo patrón, estos campos se describirán mas adelante, siendo estos los items numerados del 7 al 18.

4- Eliminar: Elimina el patrón en el que se encuentre ubicado el usuario.

5- Imprimir: Imprime el patrón contable actual o todos.

6- Duplicar: Permite duplicar (crear una copia) del patrón en el que se encuentre ubicado, al duplicar el sistema abrirá la siguiente ventana:

Ilustración 8: "Duplicar un patrón contable".

6.1- Patrón: Aquí se debe ingresar el código del nuevo patrón.

6.2- Tipo Documento Inventarios: Aquí se debe seleccionar el tipo de documento del módulo de inventarios que estará relacionado con el patrón, esta opción SOLO está disponible si el patrón se duplica en una opción de la  pestaña "Inventarios".

6.3- Tipo de Interface: Aquí se debe seleccionar el tipo de patrón u opción en la cual se duplicará el patrón, es decir, Inventarios - Factura de Venta, CXP - Factura de Compra, etc.

6.4- Aceptar: Una vez ingrese los datos anteriores haga clic en aceptar.

NOTA: En caso que una línea del patrón NO sea compatible con el "Tipo de interface" seleccionado, esta no será copiada y seguirá con la siguiente línea, en pocas palabras se duplicará lo que se pueda, para mas detalle sobre las líneas del patrón vea la el funcionamiento de las Líneas.

Los siguientes items son los que pertenecen al encabezado del patrón:

7- Código del Patrón: Identificador del patrón contable. Este campo se tiene disponible al crear los documentos que solicitan la captura de patrón contable.

8- Nombre del patrón: Descripción del patrón contable. Este campo se tiene disponible al crear los documentos que solicitan la captura de patrón contable.

9- Prefijo: Este campo permite filtrar qué prefijo de documento del sistema comercial o POS, podrían hacer uso de este patrón contable.

10- Tipo Documento Inventarios: Este campo permite filtrar qué tipo de documento del sistema comercial o POS, podrían hacer uso de patrón contable, esta opción SOLO esta disponible para las opciones en la pestaña de "Inventarios".

11- Centro de costo Inicial - Final:

12- Tercero: Si en este campo no se definió el tercero es decir que se deja el campo "Tercero" = 0 (cero), el sistema tomará el tercero asignado en el documento que esta originando el movimiento en el sistema comercial o POS. Si se digita un NIT en este campo, el sistema lo asociará al movimiento del documento contable.

13- Concepto: Si en este campo no se definió el concepto es decir que se deja el campo "Concepto" vacío, el sistema tomará el concepto asignado en el documento que está originando el movimiento en el sistema comercial o POS. Si se define un concepto en este campo, el sistema lo asociará al movimiento del documento contable.

14- Forma de Pago: Si este campo se deja en blanco, el sistema toma la forma de pago asignado en el documento que esta originando el movimiento en el sistema comercial o POS. Si se define una forma de pago, el sistema lo asociará al movimiento del documento contable.

15- Documento Contable: Seleccione en esta opción, el documento de contabilidad donde se desea registrar la contabilización que genera el patrón contable.

16- Versión de patrón: SOLO disponible para patrones de Inventarios.

17- Para las cuentas que requieren base, asignar como base el valor sin IVA de la obligación: (Esta opción solo aplica para patrones de CXP - Facturas de Compra) Tiene efecto al contabilizar las cuentas que requieren base del siguiente modo:

- Si no está marcada, la base de las cuentas que requieren base se calculan a partir de lo definido en fijar valores para cuentas con base.

- Si esta marcado, se asigna como base el valor sin IVA de la obligación, excepto para las cuentas de retención de IVA, a la cual se le asigna como base el valor calculado de IVA.

NOTA: Cuando se duplica un patrón, este campo NO queda marcado.

18- Guardar - Cancelar: Al hacer cambios (agregar - modificar) se activarán estos botones, mientras esto sea así no se permite una acción diferente en la ventana de patrones .

Ilustración 9: "Detalle de un patrón contable".

En la parte inferior de la ventana se encuentra el detalle del patrón, este cuenta con tres funciones:

1- Líneas: Aquí se muestra el listado de las líneas que conforman el patrón.

2- Mover línea: Permite cambiar el orden de las líneas del patrón.

3- Gestión de líneas: Permite adicionar, modificar o eliminar las líneas del patrón.

Ilustración 10: "Línea de un patrón contable".

Al momento de crear o modificar una línea del patrón el sistema, se despliega una ventana como la que se muestra en la ilustración anterior, los campos que allí se encuentran son:

1- Palabras Clave: El sistema brinda una serie de palabras claves en cada una de las columnas, que tienen como objetivo, ayudar en la conexión entre los módulos comercial y contable. Cada campo (Macro, Cuenta, etc.) cuenta con un conjunto diferentes de palabras clave que pueden ser usadas, estas serán detalladas a medida que se explique cada campo.

NOTA: Para hacer uso de una palabra calve basta con hacer doble clic sobre esta.

2- Descripción de la palabra clave: Al seleccionar una palabra clave, se dará una breve descripción de esta en este campo.

3- Descripción de error: En caso de tener una combinación incorrecta de palabras clave, el sistema dará una descripción del problema en este campo.

4-Nombre Macro: Se debe registrar el nombre identificador de cada fila o macro, este nombre pueden ser utilizadas en otras macro como formula matemática en el campo "Macro";  las palabras claves que brinda el sistema son:

a- CUENTAS X COBRAR: Con esta palabra clave el sistema identifica que lo que se registrará aquí será para las cuentas por cobrar (Cartera).

b- CUENTAS X PAGAR: Con esta palabra clave el sistema identifica que lo que se registrará aquí será para las cuentas por pagar (Deudas con Proveedores).

c- IVA:Identifica cual es la línea del IVA para determinar el valor del IVA.

d- RETEFUENTE: Afecta el registro del total de Retefuente en la cabecera del documento de inventarios con el cálculo que se haga en esta línea.

e- RETEIVA: Afecta el registro del total de Reteiva en la cabecera del documento de inventarios con el cálculo que se haga en esta línea.

f- RETEICA: Afecta el registro del total de Reteica en la cabecera del documento de inventarios con el cálculo que se haga en esta línea.

NOTAS:

- RETEFUENTE, RETEIVA y RETEICA se hacen por cálculo manual, estas son diferentes al cálculo automático que hace el sistema, ver Retenciones, se recomienda NO usar ambas en un mismo patrón.

- Para las líneas de RETEFUENTE y RETEIVA (así como las de IVA), la cuenta usada debe ser configurada desde Fijar valores para cuentas con base de lo contrario la información puede NO ser consistente.

g- FPAGO_DSCTO_COMISION: Contabilización de los valores calculados por el porcentaje en Comisiones, definido dentro de la forma de pago.

h- FPAGO_DSCTO_RETEFTE: Contabilización de los valores calculados por el porcentaje definido en Retefuente, dentro de la forma de pago.

i- FPAGO_DSCTO_RETEIVA: Contabilización de los valores calculados por el porcentaje definido en ReteIVA, dentro de la forma de pago.

j- FPAGO_DSCTO_RETEICA: Contabilización de los valores calculados por el porcentaje definido en ReteICA, dentro de la forma de pago.

NOTA: FPAGO_DSCTO_COMISION - FPAGO_DSCTO_RETEFTE - FPAGO_DSCTO_RETEIVA - FPAGO_DSCTO_RETEICA: Solo se pueden usar si al documento de inventarios, se especifica pagar  con (F8). Al procesar en "Cuenta" asigna la que tenga definida en la Forma de Pago, y en valor, el valor calculado de lo pagado por cada forma de pago por el porcentaje definido y correspondiente a cada forma de pago.

k- VENTAS.

l- IVA_VENTAS.

m- DEVOLUCIONES_VENTAS.

n- DESCUENTO_VENTAS.

o- COMPRAS.

p- IVA_COMPRAS.

q- DEVOLUCIONES_COMPRAS.

r- DESCUENTO_COMPRAS.

s- INVENTARIOS.

t- COSTO_VENTAS.

u- COSTO_PRODUCCION.

NOTA:  Las palabras clave anteriores (literales k-u), SOLO pueden usarse cuando en cuenta esta definido TIPOINV_IVA o un código de una cuenta existente, para mas información sobre la configuración de esta Nombre Macro vea Tipo Inventario - IVA.

v- Otras:El sistema permite que el usuario ingrese una palabra diferente a las palabras clave según lo requiere.

5- Débito/Crédito: Esta opción define la naturaleza donde se registrará el valor de la contabilización, es decir, si el valor de la contabilización se registrará como débito o crédito.

6- Cuenta Contable: Se define la cuenta contable en donde se registrará el movimiento, solo pueden ser cuentas de movimientos, NO mayores y permite las siguientes palabras claves:

a- ALMACÉN: (Solo permitida para los patrones de "Inventarios") El sistema verifica la bodega donde se movió el inventario y busca la cuenta contable que se definió en "Almacenes/Bodegas/sucursales", ver Manejo de almacenes.

b- BANCO: (Solo para patrones de "Recibos de caja") El sistema tomará la cuenta contable, que esta definida en “Bancos y Cajas” à Cuentas bancarias/Cajas.

Ilustración 11: "Cuenta Contable de Cuenta Bancaria".

c- FORMAPAGO: Cuenta contable definida para la forma de pago, ya sea crédito o débito.

d- GRUPO1 - 2: (Solo permitida para los patrones de "Inventarios") Cuentas contables definidas en los campos "Cuenta 1" y "Cuenta 2", en la descripción de los Grupos de productos.

e- PRODUCTO1 - 6: (Solo permitida para los patrones de "Inventarios") Son las cuentas que se definieron en el Producto, en la pestaña "Interfaz".

Además el sistema agrupa por cuenta contable de los productos que están en el detalle del documento y registra en el documento contable, el valor total (sumatoria), según la macro definida de esa fila.

f- TARIFAIVA1 - 12:Son las cuentas que se les definió a los tipos de IVA.

g- TI_INVENT1 - 12: Son las cuentas que se les definió a los tipos de inventario (ver Tipo de inventario). Además el sistema agrupa por cuenta contable de los tipos de inventario que tienen los productos que están en el detalle del documento y registra en el documento contable, el valor total (sumatoria), según la macro definida de esa fila.

h- TIPOINV_IVA: Las cuentas de Tipo de inventario - IVA solo pueden usarse SI y SOLO SI en Nombre Macro se define alguna de las palabras claves relacionadas a tipo de inventario IVA (Nombres Macro literales k-u) en caso de usar otra esta cuenta NO podrá ser usada, ya que el sistema usa el Nombre Macro para buscar las cuentas configuradas.

i- PEDIR: El sistema solicita la cuenta contable en el momento de causar el documento. En la ilustración siguiente se evidencia el momento en que el sistema solicita la cuenta contable donde se registrará el valor del IVA del Documento.

Ilustración 12: "Pedir cuenta contable para registrar el IVA".

j- CRUCECXP: Registra un movimiento por cada obligación cruzada, por el valor cruzado, con la naturaleza definida en el patrón (Solo notas crédito desde ventana de recibos que realicen cruce con CXP), la cuenta es tomada de la obligación que se esta cruzando.

k- TIPOINV_IVA:

l- SINCUENTA: No registra en el valor en ninguna cuenta contable, tampoco en el documento contable, uno de los objetivo de esta palabra clave es para tomar el valor de esa macro y ser utilizado en otra macro como formula matemática.

m- Código de cuenta: El sistema permite definir una cuenta fija para la línea, se puede ingresar el código directamente o buscar la cuenta haciendo clic sobre el botón "Cuenta".

7- Centro de Costo: Se define el centro de costo que quedará asociado al movimiento contable, este campo no es obligatorio por lo cual se puede dejar el espacio en blanco, las palabras claves permitidas son:

a- CCBODE:Centro de costo definido para la bodega.

b- CCMVTO: Centro de costo definido en el momento de agregar el producto al documento de movimiento (Se debe configurar en Tipos de documentos que en el ítem se pida Centro de costo).

c- CCPROD: Centro de costo definido en el producto.

NOTA: Las palabras CCMVTO y CCPROD solo funcionan si en la columna "Cuenta" del patrón contable se halla definido "Producto1 - 6";  si no estas palabras clave no funcionan.

d- Código de centro de costo: El sistema permite definir un centro de costo fijo para la línea, se puede ingresar el código directamente o buscar el centro de costo haciendo clic sobre el botón "Centros de Costo".

8- Concepto: Se define el concepto que quedará asociado al movimiento contable, este campo no es obligatorio por lo cual se puede dejar el espacio en blanco, las palabras claves permitidas son:

a- CONCDOCU: Se toma el concepto ingresado en el documento, si el tipo de documento de inventario solicita concepto en la cabecera.

9- Tope: Si el valor a registrar en la cuenta contable  es menor a un tope (Número) definido, el sistema no tendrá en cuenta esa fila, por lo tanto no se registrará en el documento contable.

10- NIT - Tercero: Se define el tercero que quedará asociado al movimiento contable, este campo no es obligatorio por lo cual se puede dejar el espacio en blanco (0), las palabras claves permitidas son:

a- Cero (0): El sistema tomará el NIT del tercero que tiene el documento donde se origina el movimiento, si no asignará el tercero definido en la cabecera del patrón contable.

b- TERCEROMVTO01 - 02: Tercero definido en el campo Tercero01- 02 en la captura del producto del detalle del documento. El patrón contable tomará este tercero y lo asignará en el movimiento del documento contable. Esta funcionalidad solo funciona si en la columna “Cuenta” del patrón contable, se halla definido Producto1 - 6 sino esta palabra clave no funciona. 

11- Macro: Se deben definir las Macros, los cuales son los que encargados de obtener y registrar los valores efectuados en comercial; a las cuentas contables y al documento contable:

a- AIU_VALOR: En caso de manejar productos AIU, esta palabra clave contiene el valor total de AIU para el documento. 

b- AIU_ADMON: Valores de administración.

c- AIU_IMPR: Valores de imprevistos.

d- AIU_UTIL: Valores de utilidad.

NOTA: Para hacer uso de estas palabras el documento en inventario debe estar asociado a un contrato AIU, contener productos AIU y productos que sumen para AIU.

e- BASE: Total de la Base del Documento (Subtotal). Ver Ilustración 15.

f- PRECIO: Total del Documento. Ver Ilustración 15.

g- PAGO: Solo debe usarse si el tipo de documento se paga con F8; Solo se puede usar cuando la cuenta es FORMAPAGO.

Ilustración 13: "Base y Precio del Documento".

h- PROPINA: SOLO PARA RESTAURANTES (POS). Es el total de la propina registrado, en el momento de pagar la factura de venta. Solo aplica, si en el campo "Cuenta" se define una cuenta contable o FORMAPAGO.

i- PAGOMASPROPINA: SOLO PARA RESTAURANTES (POS). En el momento de pagar la Factura de venta con F8, el sistema envía el total del documento más la propina a la cuenta determinada para esa fila. Ver Ilustración 16.

Solo aplica, si en el campo "Cuenta" se define una cuenta contable o FORMAPAGO. 

NOTA: Debe estar Configurada para aplicar Propina al tipo de documento y que sume la propina al valor de la cuenta, en la pre-cuenta (Ver Propina).

Ilustración 14: "PAGOMASPROPINA".

j- COSTO: Esta palabra clave toma el Costo Promedio del producto; Si el documento tiene varios productos, el sistema totaliza el costo promedio de todos los productos registrados en el documento.

k- COSTOULTIMO: Esta palabra Reservada toma el "Costo último" del producto; Si el documento tiene varios productos, el sistema totaliza el costo ultimo de todos los productos registrados en el documento.

l- COSTOFIJO: Esta palabra Reservada toma el "Costo fijo" del producto, Si el documento tiene varios productos, el sistema totaliza el costo fijo de todos los productos registrados en el documento.

NOTA: Para las dos últimas palabras claves, estos valores son visibles desde la ventana de Productos.

m- PEDIR: Solicita el valor en el momento de causarlo. Ver Ilustración 17.

Ilustración 15: "Pedir Valor a Registrar en la fila del patrón contable en el momento de Causarlo".

n- BASE_IVA: Valor base del impuesto de venta IVA.

ñ- IVA_DOCUMENTO: Total de IVA ya sea del documento, producto o tipo de Inventario.

o- DESCUENTO: Total del Descuento ya sea del documento, producto o tipo de Inventario.

p- FLETE: Valor registrado en el campo "Fletes" del documento de movimiento.

Ilustración 16: "IVA_DOCUMENTO, DESCUENTO y FLETE en un documento de inventario"

,

q- BASEIMPOCONSUMO: Es el valor base que el sistema toma para hallar el valor del impuesto al consumo, según el porcentaje definido.

r- IMPOCONSUMO: Es el valor total del Impuesto al consumo, al que se aplica al documento.

Ilustración 17: "BASEIMPOCONSUMO e IMPOCONSUMO en un documento de inventario".

s- RETEYACAUSADA: Valor de la retención del documento a partir del cual se generó el documento.

t- SUBTOTAL:Valor total menos impuestos

u- TOTAL: Valor neto, menos descuentos mas impuestos.

v- Otra: Cualquier palabra que haya sido usada como "Nombre Macro" en una línea anterior, si esta palabra no ha sido usada el sistema no permite adicionarla.

w- Fórmula: El sistema permite formulaciones con los "NOMBRE MACRO" y palabras clave de "MACRO" en este campo.

4)	¿En dónde tiene efecto?

Tiene efecto en los documentos de movimiento del módulo Comercial, CXC y CXP que llaman estos patrones contables los cuales, son los encargados de realizar las operaciones, según las macros definidas y donde el resultado irá a las cuentas contables. 

Todo el patrón contable genera un documento contable y en este documento, se detalla los valores que fueron llevados a las cuentas contables.

5)	Contenido relacionado

Patrones contables internos

Propina

Tipo de documento